230193 児童・生徒名簿


大分類 2教務 時期 4月 使用ソフト Access
中分類 3児童・生徒 利用対象 教務主任 コード番号 23004
校 種 0共通 文書形態 データベース 作成者 岩佐 澄男


ねらい 全校児童・生徒の氏名、生年月日、保護者名、住所、電話番号などのデータを収めたデータベース。
解説対象 【テーブル】
(A)児童・生徒一覧
 学校の児童・生徒のすべてのデータが収められたテーブル
(B)続柄マスター
 児童・生徒の保護者の続柄が収められたテーブル
(C)委員会マスター
 委員会の名称が収められたテーブル
(D)クラブマスター
 クラブ活動の名称が収められたテーブル
(E)地域マスター
 住所ではなくて、地区や地域名が収められたテーブル
(F)住所マスター
 学区内の住所の町名と丁目までが収められたテーブル
(G)転入学児童・生徒一覧
 転入学してきた児童・生徒が収められたテーブル
(H)転退学児童・生徒一覧
 転退学する児童・生徒が収められたテーブル
(I)卒業生一覧
 卒業対象の児童・生徒が収められたテーブル

【クエリー】
(J)学級児童・生徒名簿
 学年・学級単位に児童・生徒一覧を表示するクエリー
(K)委員名簿
 委員会ごとに任命された児童・生徒一覧を表示するクエリー
(L)クラブ員名簿
 クラブごとに所属する児童・生徒一覧を表示するクエリー
(M)地域別名簿
 地区地域ごとに分けられた児童・生徒一覧を表示するクエリー
(N)転入学処理
 [転入学児童・生徒一覧]テーブルに入力されたデータを、[児童・生徒一覧]テーブルに転記する追加クエリー
(O)転退学処理
1:[児童・生徒一覧]テーブルから、転退学の情報のあるデータを、[転退学児童・生徒一覧]テーブルに転記する追加クエリー
2:[転退学児童・生徒一覧]テーブルに入力されたデータを、[児童・生徒一覧]テーブルから削除する削除クエリー
(P)卒業処理
1:卒業対象の児童・生徒を表示するクエリー
2:[児童・生徒一覧]テーブルから、卒業対象のデータを、[卒業生一覧]に転記する追加クエリー
3:[児童・生徒一覧]テーブルから、卒業対象のデータを、[同窓会]データベースに転記する追加クエリー
4:[卒業生一覧]テーブルに入力されたデータを、[児童・生徒一覧]テーブルから削除する削除クエリー

【フォーム】
(Q)児童・生徒入力
 児童・生徒一覧のデータを入力・修正するフォーム
(R)転入学児童・生徒入力
 転入学してきた児童・生徒のデータを入力するフォーム
(S)転退学児童・生徒修正
 転退学する児童・生徒のデータを修正するフォーム
(T)卒業生修正
 卒業生のデータを修正するフォーム
作成法 1.テーブル・クエリー・フォームの基本操作の方法
◆(A)「児童・生徒一覧」〜(I)「卒業生一覧」テーブルの基本操作
〈テーブルを開く〉
(1)[テーブル]タブをクリックする。
(2)開きたいテーブルをクリックする。
(3)<開く>ボタンをクリックする。
〈データを修正する〉
(1)修正したいレコードをクリックする。
(2)データを入力する。
〈データを追加する〉
(1)メニューから[挿入]→[新しいレコード]をクリックする。
(2)データを入力する。
〈テーブルを閉じる〉
メニューから[ファイル]→[閉じる]をクリックする。

◆(J)「学級児童・生徒名簿」〜(K)「卒業処理」クエリーの基本操作
〈クエリーを開く(実行する)〉
(1)[クエリー]タブをクリックする。
(2)開きたい(実行したい)クエリ−をクリックする。
(3)<開く>ボタンをクリックする。
(4)(実行する場合のみ)メッセージボックスが表示されたら、<はい>ボタンをクリックする。
〈フィールドの幅をデータに合わせた幅で表示されるように変更する〉
(1)変更したいフィールドをクリックする。
(2)メニューから[書式]→[列の幅]をクリックする。
(3)<最適幅>ボタンをクリックする。
〈クエリーを閉じる〉
メニューから[ファイル]→[閉じる]をクリックする。

◆(Q)「児童・生徒入力」〜(T)「卒業生入力」フォームの基本操作
〈フォームを開く〉
(1)[フォーム]タブをクリックする。
(2)開きたいフォームをクリックする。
(3)<開く>ボタンをクリックする。
〈すでに入力されているすべてのサンプルデータを削除する〉
(1)メニューから[編集]→[すべてのレコードの選択]をクリックする。
(2)メニューから[編集]→[削除]をクリックする。
〈データを入力する〉
(1)メニューから[挿入]→[新しいレコード]をクリックする。
(2)1項目ずつデータを入力し、[Enter]キーで次の項目に移る。
・前のレコードを見る方法
フォームの下にある左向きの移動ボタン(<)をクリックする。
・次のレコードを見る方法
フォームの下にある右向きの移動ボタン(>)をクリックする。
・最初のレコードを見る方法
フォームの下にある左向きの移動ボタン(|<)をクリックする。
・最後のレコードを見る方法
フォームの下にある右向きの移動ボタン(>|)をクリックする。
・任意の番号のレコードを見る方法
移動ボタンの間の番号をクリックして、数字を入力して、[Enter]キーを押す。
〈フォームを閉じる〉
メニューから[ファイル]→[閉じる]をクリックする。


2.(Q)「児童・生徒入力」フォームで自校のデータを入力する方法
あらかじめ、既に入力されているサンプルデータを削除しておく。

※入力内容は次のとおり。
・「コード」…はじめの4桁は入学年(西暦)、5桁目は性別(男子は1、女子は2)、6〜8桁目は、年度別・男女別の個別番号(通し番号…同学年の男子には同じ個別番号がつかない)をつける。個別番号は卒業するまで変わらない。したがって、転退学の児童・生徒があった場合その番号は欠番となる。転入学の児童・生徒は、同一学年の同じ性別の児童・生徒の個別番号の最終番号の次番号をつける。
・「シメイ」…半角カタカナで入力する。
・「氏名」「父」「母」「保護者」…漢字で入力する。(自動的に日本語入力がオンになる)保護者は、父、母のいずれかと同じであっても再度入力する。児童と同じ姓の場合は名だけでよい。
・「続柄(保護者の)」「地域」「委員会」「クラブ」…▼をクリックしてリストを表示し、対応する内容をクリックする。
・「住所1」…▼をクリックしてリストを表示し、対応する住所をクリックする。番地、号などは追加入力する。マンション、団地名などは「住所2」に入力する。
・「生年月日」「入学年月日」…年月日を2桁ずつ/(スラッシュ)で区切って入力する。1999年4月1日の場合は「99/4/1」と入力する。
・「兄弟関係」…同じ学校に在学している兄弟姉妹の所属する学級をカンマで区切って列挙する。1年2組と5年4組に弟や妹がいる場合は「1-2,5-4」と記入する
・「学級歴」…現在籍校の入学(または転入学)以来の所属学級を、兄弟関係と同じ形式で列挙する。
・上記以外のフイールド…半角の数字と記号で入力する。


3.転入学処理の方法
転入学生のデータを入力し、(A)「児童・生徒一覧」テーブルに追加するには、以下の手順で行う。

3−1.(R)「転入学児童・生徒入力」フォームで転入学生のデータを入力

※入力内容は次のとおり。
・「転入学者コード」…学校ごとに決めたコードを入力する。ただし、重複してはいけない。
・「転入学年月日」「生年月日」…年月日を2桁ずつ/(スラッシュ)で区切って入力する。
・「転入学通知書送付日・関係書類到着日」…日付が確定したときに、年月日を2桁ずつ/(スラッシュ)で区切って入力する。
・「シメイ」…半角カタカナで入力する。
・「氏名」「性別」「転入学元学校名・所在地」…漢字で入力する。(自動的に日本語入力がオンになる)
・「児童・生徒一覧登録」…「転入学処理」クエリーを実行した後に、□をクリックしてチェックマーク(レ)をつける。
・上記以外のフイールド…半角の数字と記号で入力する。

3−2.(N)「転入学処理」(「児童・生徒一覧」テーブルへの転記)クエリーを実行
(A)「児童・生徒一覧」テーブルに転入学生のデータが追加されるので、テーブルを開いて確認する。

※この処理を実行する前に、必ず(R)「転入学児童・生徒入力」フォームで転入学生のデータを入力しておく。

3−3.(Q)「児童・生徒入力」フォームで転入学生の必要事項を入力
入力内容は2.を参照。

3−4.(R)「転入学児童・生徒入力」フォームで転入学処理の終了を入力
「児童・生徒一覧登録」フィールドの□をクリックしてチェックマーク(レ)をつける。


4. 転退学処理の方法
転退学生のデータを(A)「児童・生徒一覧」テーブルから削除し、(H)「転退学児童・生徒一覧」テーブルに転記するには、以下の手順で行う。

4−1.(Q)「児童・生徒入力」フォームで転退学生のデータを入力
(1)フォームの下にある右向きの移動ボタン(>)をクリックして、転退学生を表示する。
(2)「転退学年月日」フィールドに、転退学する年月日を2桁ずつ/(スラッシュ)で区切って入力する。

4−2.(O)「転退学処理1」(「転退学児童・生徒一覧」テーブルへの転記)クエリーを実行
(H)「転退学児童・生徒一覧」テーブルに転退学生のデータが追加されるので、テーブルを開いて確認する。

※この処理を実行する前に、必ず(Q)「児童・生徒入力」フォームで転退学生のデータを入力しておく。

4−3.(O)「転退学処理2」(「児童・生徒一覧」テーブルからの削除)クエリーを実行
(A)「児童・生徒一覧」テーブルから転退学生のデータが削除されるので、テーブルを開いて確認する。

4−4.(S)「転退学児童・生徒修正」フォームに必要事項を入力

※入力内容は次のとおり。
・「転退学者コード」…学校ごとに決めたコードを入力する。ただし、重複してはいけない。
・「転入学通知書送付日・関係書類到着日」…日付が確定したときに、年月日を2桁ずつ/(スラッシュ)で区切って入力する。
・「転出先学校名・所在地」「転居先住所1,2」…漢字で入力する。(自動的に日本語入力がオンになる)
・上記以外のフイールド…半角の数字と記号で入力する。
・青字の「転退学年月日」「氏名」「シメイ」「性別」「学年」「学級」「保護者」…入力・修正はできない。


5.卒業処理の方法
卒業生のデータを(A)「児童・生徒一覧」テーブルから削除し、(I)「卒業生一覧」テーブルに転記するには、以下の手順で行う。

5−1.(Q)「児童・生徒入力」フォームに卒業生のデータを入力
(1)フォームの下にある右向きの移動ボタン(>)をクリックして、卒業生を表示する。
(2)「卒業生年度」と「卒業証書No」フィールドに、卒業の年度(4桁)と卒業証書の番号を数字で入力する。

5−2.(P)「卒業処理1」(卒業生チェック)クエリーを表示
卒業生をチェックする。

※この処理を実行する前に、必ず(Q)「児童・生徒入力」フォームで卒業生のデータを入力しておく。

5−3.(P)「卒業処理2」(「卒業生一覧」テーブルへの転記)クエリーを実行
(I)「卒業生一覧」テーブルに卒業生のデータが追加されるので、テーブルを開いて確認する。

5−4.(P)「卒業処理3」(「同窓会名簿」データベースへの転記)クエリーを実行

※同窓会名簿を管理する場合に実行する。「同窓会名簿」データベース(文例:190237.mdb(Nov199802))が必要。「同窓会名簿」データベースの「詳細な説明」を参照のこと。

5−5.(P)「卒業処理4」(「児童・生徒一覧」テーブルからの削除)クエリーを実行
(A)「児童・生徒一覧」テーブルから卒業生のデータが削除されるので、テーブルを開いて確認する。

5−6.(T)「卒業生修正」フォームでデータを修正
(1)フォームの下にある右向きの移動ボタン(>)をクリックして、修正の必要な児童生徒を表示する。
(2)住所のデータを入力し、[Enter]キーで次の項目に移る。
・青字の「氏名」「シメイ」「性別」「学年」「学級」「学級歴」…入力・修正はできない。


6.特定の「学級児童・生徒名簿」クエリーを作成する方法
本文例では、「1年1組」〜「6年3組」の計18学級の名簿を表示できるようになっているが、他学級でも以下の手順によってクエリーを作成することができる。

(1)[クエリー]タブをクリックする。
(2)「学級児童・生徒名簿[5年1組]」をクリックする。
(3)メニューから[編集]→[コピー]をクリックする。
(4)メニューから[編集]→[貼り付け]をクリックする。
(5)表示されたダイアログボックスに、「学級児童・生徒名簿[×年×組]」と入力し、<OK>ボタンをクリックする。(×は表示したい学級の学年と組の数字)
(6)そのままの状態で、<デザイン>ボタンをクリックする。
(7)クエリーデザイングリッドの「学年」フィールドの[抽出条件]に、表示したい学年を数字で入力する。
(8)クエリーデザイングリッドの「学級」フィールドの[抽出条件]に、表示したい学級を数字で入力する。
(9)メニューから[表示]→[データシートビュー]をクリックする。
(10)閉じるときは、メニューから[ファイル]→[閉じる]をクリックする。変更を保存するかどうかのメッセージボックスが表示されたら、<はい>ボタンをクリックする。


7.特定の「名簿」クエリーを作成する方法
本文例では、計14委員会の名簿を表示できるようになっているが、他の委員会でも以下の手順によってクエリーを作成することができる。
なお、ここでは「委員名簿」を例に説明しているが、「クラブ員名簿」「地域別名簿」も同様にできる。

(1)[クエリー]タブをクリックする。
(2)「委員名簿[新聞]」をクリックする。
(3)メニューから[編集]→[コピー]をクリックする。
(4)メニューから[編集]→[貼り付け]をクリックする。
(5)表示されたダイアログボックスに、「委員名簿[○○]」と入力し、<OK>ボタンをクリックする。(○○は表示したい委員会の名称)
(6)そのままの状態で、<デザイン>ボタンをクリックする。
(7)クエリーデザイングリッドの「委員会」フィールドの[抽出条件]に、表示したい委員会の名称を入力する。
(8)メニューから[表示]→[データシートビュー]をクリックする。
(9)閉じるときは、メニューから[ファイル]→[閉じる]をクリックする。変更を保存するかどうかのメッセージボックスが表示されたら、<はい>ボタンをクリックする。


8.クエリー・テーブルを利用して、名簿を印刷する方法
クエリーで表示した各「名簿」、テーブルの各「児童・生徒一覧」は、それぞれのリストを印刷することができる。また、印刷形式を詳細に設定したい場合は、Excelにデータをエクスポートして印刷することができる。
〈クエリー(テーブル)のデータをExcelにエクスポートする〉
(1)印刷したいクエリー(テーブル)を開く。
(2)メニューから[ファイル]→[名前を付けて保存/エクスポート]をクリックする。
(3)[外部ファイルまたはデータベース]をクリックして、<OK>ボタンをクリックする。
(4)[ファイルの種類]ダウンリストボックスで「Microsoft Excel97」をクリックする。
(5)ファイル名を入力して、<エクスポート>ボタンをクリックする。


概要 全校児童・生徒の氏名、生年月日、保護者名、住所、電話番号などのデータを収めたデータベース。


100字解説 全校児童・生徒の氏名、生年月日、保護者名、住所、電話番号などのデータを収めたデータベース。




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