本データベースには参加校以外からはアクセスできないよう制限をかけている。このため、ユーザ管理は、参加校の全員がアクセス可能となるようホスト単位でアクセスを許可する方式とし、参加校に対するアクセスを許可するための認証登録（学校固有のドメイン名）を行った。
また、参加校がデータベースにアクセスする際の暗唱番号（Password）を不要とし、学校固有のドメイン名を使用している全ての教師・生徒に本データベースの使用を許可した。
一部、教育センターの共通ドメインを使用している参加校に対しては、データベース活用時に暗唱番号（Password）を入力することでアクセスを可能とした。